今するべきタスクだけを表示させるNotionのフィルター設定

こんにちは！株式会社フムフムでWEBマガジン「ペコマガ」の運営を担当しているみくにです。

私たちはタスク管理をNotionでおこなっています。
これまで色々なツールや方法を試行錯誤してきたのですが、一旦形がまとまって使いやすいものができたので、それをシェアしたいと思います！

わたしたちのタスク管理

まず、どのような方法でタスク管理をしているかをご説明しますね。

こちらが毎日見ているタスク一覧画面です。
グループをステータス、サブグループを担当者にしてボードビューしています。

わたしたちは現在4名チームで働いているので、これで全員が全員のタスクを見れるようになっています。
（この方法は大人数では運用難しそうです。）

ステータスでタスクの状況を設定します。
自分以外の誰かにチェックして欲しい場合は、タスクをチェックして欲しい人の「要チェック」欄に移動させます。
自分の「要チェック」欄にあるタスクは誰かから依頼されているタスクなので、なるべく0になるように日々意識することができます。
こうすることで、確認連絡が漏れないようになりました！

締切日の設定

プロパティはこんな感じです。

タスクはなるべく「締切日」を設定するように全員が意識しています。
締切日を設定すると、最初に説明したタスク一覧画面で「締切日が近い順」に並ぶ設定をしてあります。

以前はここまでの設定だったのですが、1点問題というか不便な点が出てきました。

手をつけられないタスクに埋もれる問題

この方法で運用していくうちに、ステータスが「未完了」のタスクが2種類に分けられることがわかってきました。

• 手がつけられるけど、まだつけられていないタスク
• まだ手をつけられない未来のタスク

この2種類です。

やれるけどできていないタスクと、まだ自分がやれる段階にないタスクです。

これが混在してしまうことで、今やらなければいけないタスクが埋もれてしまうことがありました。

開始日の設定で解消！

これを解消するために追加したのが「開始日」です。

簡単に言うと、開始日が今日より後のタスク（未来のタスク）が表示されないような設定をしました！

手順を追って説明します。

1.開始日プロパティを追加

まずは日付プロパティを追加します。（名前は開始日に）

これでタスクに「締切日」と「開始日」2つの日付プロパティがあることになります。

2.「未来のタスク」ビューを追加

タスク一覧で未来のタスクが見えないように設定するので、未来のタスクのみが表示されるビューを追加しておきます。

これをすることで、間違って開始日を設定してしまった場合（本当は一覧に表示したいのに消えちゃったりした時）でも、戻すことができるようになります。

フィルター設定で「開始日を今日より後」に設定します。
これで未来のタスクのみが表示されるようになりました！
（私はビューをテーブルにしていますが、リスト等でも問題ないと思います）

3.ボードビュー（メインの一覧）のフィルター設定

次に、メインで使用するビューで開始日が未来の日付の場合には表示されない設定をおこないます。

今回の場合、開始日が今日以前の日付または未入力の場合に表示させる という設定をします。

フィルターを追加するには、まず「フィルターを追加」をクリックします。

そして開始日・以前・今日と設定していきます。

これでOKです！
開始日になったら一覧に表示されるので忘れることもありません。

一覧がスッキリしました〜！

タスク管理方法の正解はない！

これまでasanaやTrelloなど様々なタスク管理ツールを使ってきましたが、機能面というよりかは「どう使うのか？」がポイントだなと感じています。

機能面としては今世の中にあるどのツールも申し分はないはず。

でも、機能が多くても使いきれないと意味ないです。
日々作られては消えていくタスクのために時間をたくさん取られたくもない。

なるべく少ない手間で、なるべく効果的なタスク管理。

これって人や組織によって本当に様々だと思うんですよね。
だからどんな使い方ができるのか？を知った上で、自分たちにとってどう使うのがいいかな？というところを常に考えていたいなと思います。

今はこの形で落ち着いていますが、また少しずつアップデートされていくでしょう！

今まで色々検索したりして「他の人はどんなタスク管理してるのかな〜」って気になっていたので、自分たちのタスク管理について書いてみました！

Notionのタスク管理にお悩みの方は一度フムフムまでご相談ください！